Cuidados na terceirização contábil

Cuidados na terceirização contábil

1. QUADRO SINÓTICO
Em função do local em que exercem as suas atividades (se nas
empresas para as quais trabalham, ou fora delas), como se classificam
os contadores?
Em função desse critério de classificação, os contadores agrupam-
-se em internos (quando trabalham nas instalações da empresa que
os contratam) e externos (ou terceirizados, trabalhando em instalações
externas a essa empresa).
Qual dessas categorias é preferida pelas empresas? A escolha depende do porte e das estruturas organizacional e financeira
das empresas. Algumas delas dão preferência ao pessoal
interno e outras têm ambas as categorias trabalhando para
si; contudo, a maioria das empresas médias e pequenas, por não
necessitar de um contador exclusivo ou por razão de economia de
recursos, vê-se na contingência de contentar-se com um profissional
externo.
Há vantagens de uma categoria sobre a outra? Comparar essas categorias é tarefa inútil, porque eventuais vantagens
ou desvantagens dependerão sempre de cotejos individuais:
desde que o profissional tenha boa formação moral e técnica e seja
honesto, experiente e atualizado, estará apto a um desempenho
satisfatório.
Qual é a principal causa dos problemas entre contadores e empresários
relatados pela imprensa e mencionados em conversas entre
homens de negócios?
Existe um forte indício de que esses problemas ocorrem principalmente
pela falta de um processo de seleção adequado, sendo
preciso que o empresário tenha sempre em mente que a escolha
criteriosa de um contador competente é uma das suas obrigações
mais decisivas, tendo em vista que tal escolha pode resultar em
uma das causas decisivas do sucesso ou do fracasso do seu empreendimento.
2. IMPORTÂNCIA DO TEMA
Serviços contábeis de qualidade (neles incluídos
os serviços de auditoria) são indispensáveis à administração
racional de qualquer empresa, independentemente
do tamanho, da complexidade ou do setor de
atuação.
Um sistema contábil, para demonstrar desempenho
de qualidade, deve estar sob a orientação de
um profissional de sólido conhecimento teórico, de
comprovada experiência e de reconhecida conduta
moral, de forma a atender, integralmente, todas as
necessidades de dados contábeis da empresa, obedecendo,
com todo o rigor, às disposições legais e
estatutárias aplicáveis.
Mesmo que o empresário disponha, pessoalmente,
de conhecimento e treinamento adequados às
necessidades contábeis mais imediatas da sua empresa,
a assistência habitual de um especialista atualizado
e afeito às complexas sutilezas do dia a dia
de uma organização criada para gerar lucros (com
quem se possa obter esclarecimento de dúvidas ou
conversar acerca de “dicas gerenciais”), ser-lhe-á de
muita utilidade.
Assim (visto que as despesas adicionais tendem
a ser mais do que compensadas pelos benefícios
gerados pela contratação de um bom contador), essa
contratação será sempre muito recomendável. É fácil
constatar que, nos dias atuais, um contador não é
apenas um profissional que cuida, exclusivamente,
como acontecia em tempos idos, dos registros e
das interpretações da área estritamente contábil da
empresa, mas (como é cada vez mais comum nos
tempos atuais) atua também como um consultor
confiável. Por isso, a seleção e a contratação de um
contador moderno, atualizado e eficaz não é isenta de
problemas. A propósito, como se pode prever, por se
tratar de um contador, essa contratação, em caso de
ser mal orientada, tenderá a acarretar consequências
mais sérias do que a contratação equivocada de
quaisquer funcionários sem responsabilidades equivalentes.
Esse é o tema do presente texto.
3. OBJETIVO DO TEXTO
O objetivo fundamental deste artigo é comentar
os principais cuidados que devem ser tomados
na contratação de um contador, minimizando os
riscos desnecessários que costumam ameaçar o
processo.
4. CONTADORES INTERNOS E CONTADORES
TERCEIRIZADOS
Tendo em vista a diversidade entre as estruturas
organizacional e financeira das empresas, que ge-
Boletim IOB – Manual de Procedimentos – Jun/2018 – Fascículo 26 TC26-05
Temática Contábil e Balanços
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ram diferenças acentuadas de necessidades e de
possibilidades, a figura de um contador interno, de
dedicação plena e exclusiva a uma determinada
empresa e, portanto, integrado à sua equipe regular
de funcionários nem sempre é necessária ou
factível. Grande parte das empresas de menor porte
encontra-se nessa situação. Nesses casos, a empresa
vê-se na contingência de recorrer à terceirização
da sua função contábil, ou seja, vê-se obrigada à
contratação externa de profissionais ou escritórios da
especialidade. E isso gera a necessidade de critérios
e procedimentos mais rigorosos na seleção e na
contratação de contadores externos, porque, como
se sabe, os riscos associados à terceirização são
sempre maiores.
No caso de um contador interno, os riscos tendem
a ser menores porque, além das precauções que
habitualmente cercam a contratação de funcionários
internos (com os quais teremos de conviver mais
íntima e assiduamente), esses funcionários são automaticamente
submetidos a um processo continuado
de avaliação e treinamento diários, sob a vigilância
sempre presente dos seus supervisores, permitindo
a correção rápida (por treinamento ou demissão)
de eventuais equívocos cometidos no processo de
seleção.
Já no caso da terceirização, muito tempo pode
se passar antes que sejam descobertas deficiências
graves do funcionário, com efeitos irreversíveis sobre
os resultados da empresa. A “crônica” do que tem
acontecido a esse respeito frequenta as páginas da
literatura especializada, com incômoda recorrência.
Casos de problemas causados pela incompetência e/
ou pela má-fé de gente que destoa dos padrões de
preparo técnico e de conduta moral da maior parte
dessa categoria profissional são levados ao conhecimento
dos Conselhos Regionais de Contabilidade
(CRC) com uma frequência preocupante.
Entre as delinquências noticiadas pela imprensa,
aparecem ocorrências como, por exemplo, o caso do
empresário que está em vias de vender o seu único
imóvel, para saldar débitos fiscais gerados pela
desonestidade de um contador que forjava recibos
para simular a liquidação de tributos não pagos; caso
semelhante ao de uma empresária que, também por
má-fé do seu contador, teve a sua empresa enquadrada
em regime tributário inadequado e, por isso,
acumulou dívida fiscal da qual não tinha conhecimento e
que, na época em que foi descoberta, montava a um total
que ameaçava seriamente a sobrevivência da
empresa.
Esses são apenas dois exemplos reais de inúmeros
fatos que ocorrem quase diariamente. Apesar
da gravidade desses fatos, há atenuantes a serem
consideradas: em primeiro lugar, os contadores “delinquentes”
são (como acontece em todas as demais
categorias profissionais) uma minoria que está muito
longe de constituir indício de perversão generalizada
ou motivo de desmoralização dessa classe profissional.
Uma estatística referente ao período compreendido
entre 2007 e 2010, por exemplo, mostra que o
CRC de São Paulo registrou 1.164 queixas de delitos,
correspondendo à média anual próxima de 300
queixas, o que não configura nenhuma hecatombe,
quando comparada com o total de 18.000 profissionais
registrados naquele Conselho Regional. Isso
permanece válido mesmo lembrando que (a exemplo
do que sucede com os casos de violência contra a
mulher), uma parte dos atos delituosos dos profissionais
da contabilidade não chega a ser denunciada
por temor a eventuais retaliações.
Em segundo lugar, considere-se que, entre as
deficiências apresentadas pelos contadores, a grande
maioria indica falta de preparo técnico, ficando a má-fé
associada à minoria absoluta das falhas identificadas
ou denunciadas. Isso é, sem dúvida, um aspecto
positivo do problema, dado que não envolve desvio
moral (quase nunca remediável), e, sim, falta de
preparo ou de atualização, que são falhas superáveis
através da adoção de medidas preventivas como,
por exemplo, a imposição do exame de suficiência
como pré-requisito do registro do profissional nos
CRC, como já previsto na legislação (Decreto-lei
nº 9.295/1946, art. 12, com a redação dada pelo
art. 76 da Lei nº 12.249/2010).
A terceira e mais importante das atenuantes a
serem mencionadas relaciona-se com o incentivo
inadvertidamente oferecido pelo próprio empresário ao
contador despreparado ou malandro. Esse incentivo
deriva da negligência com a qual o empresário encara
a sua responsabilidade de bem escolher e contratar o
seu contador.
Há quem diga que a assistência que o contador
presta às empresas no trato de uma crescente
variedade de assuntos financeiros e administrativos
assemelha-se à presença de um médico ao lado
de um paciente ou de um advogado na defesa dos
interesses e dos direitos de um cliente às voltas com
a justiça.
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No entanto, o reconhecimento (praticamente unânime)
dessa relevância do contador não tem impedido
uma intrigante conduta negligente por parte de
muitos empresários no que concerne à contratação
dos seus profissionais de contabilidade: embora ninguém
(salvo em casos de absoluta emergência) consulte
um médico ou um advogado sem uma pesquisa
prévia quanto à sua competência e confiabilidade,
não adota a mesma providência quando empenhado
na escolha de um contador.
Temos conhecimento de contadores externos
escolhidos segundo o critério exclusivo de “amizade”,
assim como já vimos escolhas sem critério algum, por
mero “sorteio”, como ocorre quando se passa pela
frente de um escritório ou da placa de um contador
ou, ainda, quando se lê o anúncio publicado por
algum profissional da categoria, e já se parte para a
celebração de compromissos, precipitadamente, sem
investigações ou referências complementares, pondo
em risco desnecessário a própria sobrevivência do
empreendimento.
Bem faria essa “gente descuidada” se se espelhasse
nas frustrantes experiências de numerosos
empresários que (às vezes, até mesmo com o suporte
de recomendações, supostamente confiáveis, mas
levianas) embarcaram na canoa furada de pseudoprofissionais
desonestos, incompetentes ou simplesmente
desatualizados. O bom gerenciamento exige
que toda a contratação de funcionários, particularmente
daqueles que exercerão as funções de maior
responsabilidade, seja conduzida por meio de critérios
rigorosos de seleção.
5. COMO MINIMIZAR PROBLEMAS NA
TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS CONTÁBEIS
Com a crescente conscientização de que a escolha
e a contratação de um contador são providências
básicas (e decisivas) de qualquer empresa, uma
relação mais ou menos extensa de recomendações
a serem observadas nesse processo tem sido constantemente
ampliada e difundida em publicações
especializadas.
Dentre essas recomendações e advertências,
destacamos, a seguir, aquelas que nos parecem de
maior relevância:
A – Em primeiro lugar, cabe a advertência de
que nem mesmo um profissional conhecido
de longa data, “velho amigo da família”,
pode ser contratado sem prévia investigação
– conquanto não se possa duvidar da
sua honestidade ou de sua reconhecida
competência, convém pesquisar o seu nível
de atualização, porque, frequentemente,
as pessoas mais experientes tendem a
descurar da permanente reciclagem dos
seus conhecimentos técnicos, falha cuja
gravidade se acentua quando lembramos
que a contabilidade (acompanhando o
mundo dos negócios) evolui com aceleração
crescente.
B – Antes de decidir quanto à escolha do contador,
é importante averiguar qual (ou quais) dos
pretendentes ao cargo está (ou estão) mais
familiarizado(s) com o setor de atividade (e
o porte) da empresa para a qual deverá(ão)
trabalhar. Essa familiaridade, por possibilitar
análises e decisões mais rápidas e acertadas,
é mais relevante do que a princípio pode
parecer.
C – Outra providência refere-se à disponibilidade
de tempo do profissional; muitas vezes,
altos índices de ocupação são considerados
como indício de competência, visto que, se o
contador tem grande clientela, supõe-se que
a conquistou por ser competente. Todavia,
esse fato tem uma face negativa que merece
ser considerada: muito profissional (inclusive
alheio à área contábil), principalmente por
necessidade de ordem financeira, aceitará
responsabilidades que, por excesso de
ocupação, correm o risco de não poderem
assumir. Contratar um contador nessas condições
é colocar-se sob o risco de não poder
ser atendido em uma situação de emergência,
fato que pode redundar em perdas de prazos,
multas e outras consequências habituais da
superocupação dos profissionais de contabilidade.
D – Pesquisar os preços vigentes no mercado
dos serviços de contabilidade, decidindo-se
por aquele que represente um custo compatível
com os serviços que a empresa deseja
encomendar, é outra medida sensata. Isso
evitará que o empresário seja explorado por
algum espertalhão bem falante ou caia no
extremo oposto de contratar, por “preço de
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oferta”, o contador ou escritório de contabilidade
que cobra menos porque não vale
nada.
E – A observância das recomendações antes
elencadas não dispensa a pesquisa de referências
complementares que podem ser fornecidas
por pessoas de confiança, inclusive,
e principalmente, por outros empresários. Em
casos mais complicados ou se, feitos todos
os contatos, ainda restarem dúvidas, valerá
tentar obter informações diretas no CRC.
F – Já que falamos em informações diretas, há,
ainda, perguntas que podem (e devem) ser
feitas diretamente, no curso das entrevistas
preliminares entre o empresário interessado
na contratação do contador e os contadores
candidatos ao cargo. Algumas dessas perguntas,
por exemplo, devem ter em vista
descobrir se o contador tem experiência
no ramo de negócios da empresa que está
oferecendo o cargo ou (caso não tenha
essa experiência), se está interessado em
desen-volvê-la. Investigações adicionais
devem vi-sar à identificação de uns poucos
clientes ou ex-clientes do candidato
para contatos posteriores. Pode-se pedir,
ainda, a opinião do candidato a respeito
de como se sente ante a possibilidade de
assumir o cargo oferecido – se se sente
preparado e motivado (ou não). Em caso
de resposta negativa, pode pedir-se a sua
recomendação de um ou mais colegas que
ele julgue ter aptidão e interesse para
enfren-tar o desafio que lhe está sendo
proposto.
6. CONCLUSÃO
Há um aspecto muito importante da “caça” a bons
contadores ao qual ainda não nos referimos e cuja
negligência pode pôr a perder todo o processo: antes
de iniciar a “busca”, é indispensável que o empresário
interessado disponha de uma descrição facilmente
inteligível, completa e detalhada da contribuição
que a sua empresa espera obter do “contador
dos seus sonhos”. Sem isso, não há como orientar
racionalmente o processo de “busca e contratação”
que ora nos ocupa.
Apenas para efeito de exemplo e orientação,
mencionamos, a seguir, algumas das expectativas
mais comuns de um empresário interessado na
seleção de um contador realmente qualificado.
Esse empresário busca comumente um profissional
experiente e capacitado para:
a) orientar e coordenar a instalação ou a reorganização
de um sistema contábil adequado às
necessidades da empresa, bem como supervisionar
o pessoal interno alocado à função
contábil;
b) assegurar a pontualidade, a clareza e a exatidão
dos dados e relatórios contábeis (de uso
externo ou interno) requeridos para que seja
mantida a sua plena utilização nas atividades
de controle e planejamento das operações e a
liquidação, no prazo, das obrigações financeiras
da empresa, inclusive no que se refere aos
encargos tributários;
c) assegurar a emissão, em tempo adequado,
dos dados relativos ao fluxo de caixa, na medida
das necessidades do bom planejamento
financeiro da organização;
d) participar do gerenciamento do empreendimento,
provendo recomendações tendentes a
reduzir os custos e resolver (ou prevenir) problemas
administrativos; e
e) colaborar, com estatísticas e sugestões, com a
atividade de precificação.
Certamente, é desnecessário acentuar que tal
relação é extremamente variável, modificando-se não
só em função da natureza do negócio que se tem em
vista, como também em função do mercado no qual a
empresa opera, do seu tamanho, da sua complexidade
e até das preferências e das expectativas pessoais
do(s) seu(s) proprietário(s).
Entretanto, de tudo o que foi abordado neste texto,
o mais importante é manter em mente a advertência
de Resnik de que
a escolha de um contador é uma das atitudes mais decisivas
que você (como empresário) terá de tomar – a qualidade
dessa escolha é um determinante direto ou indireto
do sucesso ou fracasso da sua empresa.

Fonte: IOB 26/2018